ادارات تشکیل دهنده

ادارات تشکیل دهنده

الف – حوزه مدیریت :
تعدادی از کارکنان بخش مدیریت با عنوان مسئول حسابداری ( عامل ذیحساب ) کار دریافت و پرداخت واحد های دانشگاه را انجام می دهند ، به طوری که با دریافت تنخواه گردان از ذیحساب به میزان اعتبارات تخصیص یافته هر واحد برابر مقررات و آئین نامه های امور مالی نسبت به پرداخت هزینه های واحد و تنظیم اسناد آنها اقدام و سپس با ارایه اسناد به ذیحساب پس از طی مراحل رسیدگی و تامین اعتبار وجوه اسناد را به حساب بانکی واحد طی چک دریافت و در اخر سال نسبت به واریز و تصفیه حساب تنخواه دریافتی اقدام می نمایند .
بخش دیگری از وظایف حوزه مدیریت بررسی و ارجاع کلیه نامه های رسیده به امور مالی و نیز امضای کلیه اسناد و چکهای صادر شده و پاسخگویی به سوالات کلیه مراجعین و نامه های رسیده و تطبیق کلیه پرداختها با قوانین و مقررات و ایجاد هماهنگی با ادارات تابعه امور مالی و شرکت در جلسات امور مالی ، رسیدگی به نحوه عملکرد عاملین ذیحسابی است .

ب - اداره دریافت و پرداخت :
اداره دریافت و پرداخت از دو واحد مجزا به شرح زیر تشکیل یافته است .

1 – دایره تنظیم لیست
کلیه احکام کارگزینی صادره از طریق دانشگاه که بار مالی داشته باشد به دایره تنظیم لیست ارجاع و پس از بررسی و تطبیق آن با مقررات و آیین نامه ها اسناد لازم تهیه و جهت طی مراحل بعدی به اداره اعتبارات ارجاع می شود .

2 – دایره دریافت و پرداخت
در این واحد کلیه پرداختهای دانشگاه اعم از وجوه جاری و عمرانی و نیز حقوق و مزایا و سایر هزینه های انجام یافته از واحد ها و دانشکده ها و عاملین ذیحسابی جهت پرداخت وجه آن به این واحد ارجاع می شود و کلیه مراحل صدور چک و ارسال لیست و چکهای آن به بانک و سایر مکاتبات لازم در ارتباط با دریافت وجوه و ارسال چکها به بانک به عهده این واحد است .

پ – اداره اعتبارات :
تامین اعتبار و همچنین وصول موافقت نامه ها اعم از جاری و عمرانی و تجزیه و تحلیل آن و مراحل درخواست وجه و تخصیص اعتبار و یا دریافت وجه آن از نمایندگی خزانه در استان و از وزارتخانه های امور اقتصادی و دارایی و فرهنگ و آموزش عالی از جمله وظایف این اداره است .

ت – اداره رسیدگی :
در این اداره کلیه هزینه های انجام یافته توسط واحد های تابعه دانشگاه و یا لیستهای حقوق و سایر مزایای مربوط به کارکنان مورد بررسی و تجزیه و تحلیل دقیق قرار می گیرد و پس از تطبیق آن با مقررات و آیین نامه های لازم و رفع نواقص آن به مدیریت امور مالی جهت بررسی نهایی و متعاقبا به معاونت اداری و مالی دانشگاه ارسال می گردد .

ث – اداره دفترداری و تنظیم حسابها :
پس از تکمیل اسناد برای صدور برگه محاسباتی حسابداری جهت اعمال حساب و یا پرداخت وجه آن اسناد به اداره دفتر داری ارجاع می گردد که پس از کنترل مجدد توسط ماشینهای حسابگر وجه ها از نظر وجود اعتبار لازم سند حسابداری آن از طریق ماشینهای حسابگر صادر و جهت اقدام بعدی و صدور چک مربوط به اداره دریافت و پرداخت ارسال می گردد ، تهیه و تنظیم صورتحساب ماهانه و سالانه و رفع واخواهی های واصله از جمله وظایف دیگر این اداره است .  

ج – اداره اموال :
 مسئولیت و جمع آوری و نگهداری حساب این اموال به عهده این اداره می باشد به طوری که کلیه اجناس اموالی خریداری شده برای دانشگاه بایستی به رویت عینی مسئولین این اداره برسد و پس از ثبت در دفاتر مربوط و نصب شماره اموال لازم تحویل واحد درخواست کننده می گردد و صورت ریز اموال را در آخر سال به وزارت دارایی اعلام نمایند .

 چ – بایگانی :
در مدیریت امور مالی دو بایگانی و مجزا از هم و به شرح زیر موجود است :

1 – بایگانی اسناد
کلیه اسناد مالی دانشگاه که تمامی مراحل پرداخت آن طی شده باشد پس از ممهور نمودن به محل مخصوص بایگانی و به ترتیب تاریخ انجام واقعه مالی در این بایگانی نگهداری می گردد .

2 – بایگانی پرسنلی
در این بایگانی برای کلیه کارکنان دانشگاه اعم از هیأت علمی و کارکنان رسمی و غیر رسمی پرونده مالی مجزا نگهداری می گردد که مدارک و سوابق کلیه تغییرات مالی آنان در پرونده های مربوط درج می شود . همچنین برای کلیه بخشنامه ها و دستورالعملها و نامه های اداری و سایر دانشکده ها و نیز برای کلیه پیمانکاران طرحهای عمرانی پرونده های مجزا تشکیل و به همراه سایر سوابق و مکاتبات انجام یافته از مدیریت امور مالی در این بایگانی نگهداری می گردد .