رئیس اداره رسیدگی به اسناد مالی
شرح وظایف رئیس اداره رسیدگی به اسناد مالی
۱. برنامه‌ریزی، سازماندهی و نظارت بر فعالیت‌های اداره رسیدگی به اسناد مالی در چارچوب قوانین، مقررات، ضوابط و دستورالعمل‌های مالی دستگاه.
۲. نظارت بر دریافت، ثبت، طبقه‌بندی و گردش اسناد مالی و اطمینان از انجام فرآیند رسیدگی در چارچوب ضوابط مربوط.
۳. برنامه‌ریزی و تعیین اولویت رسیدگی به اسناد مالی بر اساس حجم، نوع، اهمیت و ماهیت اسناد و فرآیندهای مصوب دستگاه.
۴. نظارت بر رسیدگی کارشناسان به اسناد و مدارک مالی از حیث کامل بودن مستندات، صحت محاسبات و رعایت قوانین و مقررات مربوط.
۵. نظارت بر کنترل اسناد هزینه و اطمینان از انطباق آن‌ها با مجوزهای قانونی، قراردادها، تعهدات ایجادشده و مستندات مربوط.
۶. نظارت بر بررسی و کنترل قراردادها، صورت‌وضعیت‌ها، صورتحساب‌ها، فاکتورها و سایر اسناد مرتبط با عملیات مالی در حدود وظایف اداره.
۷. نظارت بر کنترل محاسبات مالی، کسورات قانونی و قراردادی و سایر موارد مرتبط با اسناد مالی.
۸. نظارت بر بررسی انطباق اسناد مالی با اعتبارات، ردیف‌های بودجه‌ای و محل مصرف مربوط، در حدود وظایف و فرآیندهای مصوب.
۹. نظارت بر کنترل اسناد پرداختی و اطمینان از وجود مستندات و مجوزهای لازم پیش از انجام فرآیند پرداخت، در حدود وظایف اداره.
۱۰. بررسی و نظارت بر شناسایی اسناد ناقص، مغایر یا فاقد مستندات لازم و اتخاذ اقدامات لازم در چارچوب مقررات.
۱۱. نظارت بر اعلام نواقص اسناد مالی به واحدهای ذی‌ربط و پیگیری رفع نواقص و تکمیل مستندات.
۱۲. نظارت بر بررسی مغایرت‌های مالی و اسنادی و پیگیری اصلاح موارد شناسایی‌شده.
۱۳. نظارت بر تطبیق اطلاعات اسناد مالی با اطلاعات ثبت‌شده در سامانه‌های مالی و حسابداری.
۱۴. نظارت بر کنترل عدم ثبت یا پرداخت تکراری اسناد و انجام بررسی‌های لازم در حدود امکانات و فرآیندهای سیستم مالی.
۱۵. نظارت بر رسیدگی به اسناد مرتبط با قراردادها، تعهدات، پرداخت‌ها، درآمدها و سایر عملیات مالی در حدود وظایف اداره.
۱۶. نظارت بر رسیدگی به اسناد مربوط به پیش‌پرداخت‌ها، علی‌الحساب‌ها، تنخواه‌ها و تسویه حساب‌های مربوط، در حدود مقررات.
۱۷. بررسی و نظارت بر کنترل اسناد مالی مربوط به حقوق، مزایا، حق‌التدریس، مأموریت‌ها و سایر پرداخت‌های مرتبط، در حدود وظایف و مقررات دستگاه.
۱۸. نظارت بر کنترل کسورات قانونی و قراردادی مندرج در اسناد مالی و اطمینان از صحت محاسبات آن‌ها.
۱۹. نظارت بر بررسی اسناد مالی از حیث انطباق با قوانین، مقررات، بخشنامه‌ها، آیین‌نامه‌ها و دستورالعمل‌های مربوط.
۲۰. بررسی موارد خاص و دارای ابهام در اسناد مالی و ارائه نظر کارشناسی به مقام مافوق در حدود وظایف و اختیارات.
۲۱. نظارت بر تهیه گزارش‌های کارشناسی و مدیریتی در خصوص وضعیت اسناد، نواقص، مغایرت‌ها و نتایج فرآیند رسیدگی.
۲۲. تهیه و ارائه گزارش‌های دوره‌ای از عملکرد اداره، حجم اسناد رسیدگی‌شده، وضعیت اسناد ناقص و مغایرت‌های شناسایی‌شده.
۲۳. شناسایی نقاط ضعف و گلوگاه‌های فرآیند رسیدگی به اسناد مالی و ارائه پیشنهادهای اصلاحی به مقام مافوق.
۲۴. نظارت بر مستندسازی فرآیندهای رسیدگی به اسناد مالی و به‌روزرسانی رویه‌ها و مستندات مربوط.
۲۵. هماهنگی با اداره اعتبارات، حسابداری، خزانه‌داری، واحدهای اجرایی و سایر واحدهای مرتبط به‌منظور تسهیل و تکمیل فرآیند رسیدگی به اسناد مالی.
۲۶. نظارت بر تطبیق اطلاعات اسناد مالی با اطلاعات اعتباری، حسابداری و پرداختی و پیگیری رفع مغایرت‌های احتمالی.
۲۷. نظارت بر رعایت تفکیک وظایف و کنترل‌های داخلی در فرآیند رسیدگی به اسناد مالی.
۲۸. نظارت بر عملکرد کارشناسان اداره، تقسیم کار، تعیین اولویت فعالیت‌ها و کنترل کیفیت اقدامات انجام‌شده.
۲۹. بررسی و تأیید گزارش‌ها، مکاتبات و پاسخ‌های کارشناسی اداره در حدود اختیارات تفویض‌شده.
۳۰. پاسخگویی کارشناسی به مکاتبات، استعلام‌ها و درخواست‌های مرتبط با فرآیند رسیدگی به اسناد مالی در حدود وظایف و اختیارات.
۳۱. نظارت بر ارائه اطلاعات و مستندات مورد نیاز مراجع نظارتی، حسابرسی و بازرسی در چارچوب قوانین و مقررات.
۳۲. برنامه‌ریزی و نظارت بر ارتقای دانش تخصصی کارشناسان و کارکنان اداره در زمینه قوانین، مقررات و فرآیندهای مالی.
۳۳. شناسایی نیازهای آموزشی کارکنان اداره و ارائه پیشنهادهای لازم برای ارتقای توانمندی‌های تخصصی آنان.
۳۴. نظارت بر استفاده صحیح از سامانه‌های مالی و الکترونیکی در فرآیند رسیدگی به اسناد و ارائه پیشنهادهای لازم برای بهبود و توسعه آن‌ها.
۳۵. شناسایی ظرفیت‌های استفاده از فناوری‌های نوین و ابزارهای تحلیلی در جهت افزایش دقت، سرعت، شفافیت و کنترل‌پذیری فرآیند رسیدگی به اسناد مالی.
۳۶. انجام سایر امور مرتبط با وظایف اداره که در چارچوب قوانین و مقررات و از سوی مقام مافوق ارجاع می‌شود.
حدود اختیارات
رئیس اداره رسیدگی به اسناد مالی در حدود قوانین و مقررات، ساختار سازمانی و اختیارات تفویض‌شده، مسئول برنامه‌ریزی، سازماندهی، هماهنگی، نظارت و کنترل فرآیند رسیدگی به اسناد مالی، بررسی و اعلام نواقص و مغایرت‌ها، ارجاع موارد خاص، ارائه گزارش‌ها و پیشنهادهای کارشناسی و نظارت بر عملکرد کارکنان اداره است. اعمال هرگونه اختیار مالی، تأیید نهایی یا اتخاذ تصمیم در مواردی که مستلزم اختیار قانونی مقام دیگری است، تابع قوانین و مقررات و حدود اختیارات تفویض‌شده خواهد بود.